ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!

来源  :   S家生活     2020-06-06 17:16:28

2020-06-06

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台! 

现今科技 发达,因应现代人的需求、即时通讯软体越来越多元,因为具有免费、即时、操作便利的特色,不但广为应用在聊天、交友上,更是延伸应用在工作上!像是 LINE、FB、Skype等即时通讯软体,但有时候会觉得这些软体常让人公、私事分不清楚,或者是无法搜寻历史纪录,对于公事来说并不是这幺适用!另外 像是mail也有附加档案的容量限制,有时候过大的档案根本无法传送,还有不小心寄错对象的风险!现在日本素有「企业版LINE」之称的 「ChatWork」登台了!ChatWork的功能强大,包括群组交谈、工作管理、档案共享、语音通话等,也有视讯会议的功能,再大的档案传输上都没问题,资讯安全性也无庸置疑!不但可以大大提升工作效率,更能够有效节省不少上班时间!接下来大口透过当天现场活动与简单的介面介绍,让大家更深入来快速认识这个免费工作管理的APP「ChatWork」!

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▼ 在日本素有「企业版LINE」之称的「ChatWork」,是一款以提升工作效率为目的的沟通媒介;一般上班族一整天工作下来,最常做的事不外乎就是接电 话、开会、寄发邮件等,几乎就佔去3/4的工作时间,等到快下班才发现一堆事情还没有处理;现在有了「ChatWork」一切都不一样了,透过 「ChatWork」一个简单的画面,就能将接电话、开会、寄发邮件等沟通联络的时间缩短为1/3不到的时间,真是相当有效率的一件事啊!

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!

▼「ChatWork」有分为网页版跟手机版,许多规划的新功能也陆续上线中,使用起来更为即时方便!

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!

▼现在大部份的朋友都习惯依赖LINE或FB来沟通交谈,但用在工作上不但不这幺正式,有时候反而会给主管带来不好的观感!下面简单说明一下LINE跟ChatWork有何不同之处?

1.讯息混杂:LINE基本上就是一个聊天室的概念,所以对话纪录上常常会将工作与个人私事混在一起,有时候要找重要的工作资讯还要回溯很久;如果使用ChatWork的话就不会有这个困扰,下班后即可将ChatWork关闭,公事、私事就可以分得很清楚!

2.回覆压力:LINE常有已读不回的情况而导致误会发生,但有时候是因为在开会或是在忙别的事情,可是主管或老闆往往不这幺想;使用ChatWork就可以依照自己的工作步调做适当的回覆,工作起来也比较顺利无压力!

3.机密资讯:LINE通常都是使用个人帐号,如果有公司机密资料或客户资料,很容易不小心外洩或被浏览;使用ChatWork,离职即可将帐户删除,所有机密资讯也会一併删掉!

4.搜寻历史资料:;因为LINE没有搜寻对话纪录的功能,所以就只能慢慢一个一个搜寻历史纪录;使用ChatWork则可以搜寻所有历史纪录,包含标题或交谈内容所提到的关键字,都可以轻易被搜寻到!

5.工作管理功能:因为LINE的对话纪录常常是落落长一大段,所以有时候讲完就会忘记所交办的工作;ChatWork则是有管理工作的功能,完成后按下完成钮即可,既可以发挥提醒功能也可以让主管立刻知道工作进度与现况!

6.对话纪录:LINE最大的困扰就是有时候换手机或手机送修,所以的对话纪录全都会消失,有些重要的资讯也就会随之消失;使用ChatWork则是不管使用何种装置,所有的对话纪录都将同步留存,不会有纪律消失的疑虑!

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!

▼ 以前没有「ChatWork」的时候,往往需要花费大量的时间在电话、邮件、传输档案资料、会议上头,自从LINE出现后,对于企业与工作上来说并没有办 法真正有效提升工作效率;而「ChatWork」则是一个非常适合企业使用的工作管理APP,不管是电话、邮件、档案资料、会议全都在同一个平台、介面做 沟通联络,可以大大省去不少商业沟通的时间!

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!

 

▼接着就开始来实地试用看看「ChatWork」吧!注册完毕后,首先先使用电子邮件与密码做登入动作!

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!

▼通常第一次使用的时候,都会出现一个个简易的对话框教你如何使用这些介面;如果之后还是不会使用,右上角的「资讯」功能也可以随时呼叫出教学功能!

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!

▼左侧可以设立不同的对话群组,透过一个个的群组对话框我们可以视为是不同的会议室或专案,透过不同的群组可以将不同部门或不同性质的专案人员分门别类,用以沟通工作上的事项!

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!

▼「ChatWork」最主要的功能是可以建立群组交谈、工作管理、档案共享、视讯会议/语音通话等,都可以透过简单的图示轻易找到功能键的所在!

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!

▼与LINE不同且好用的功能之一就是不仅可以搜寻人名,连关键字也可以全部搜寻出来,包含标题与交谈内容!只要在搜寻列打上关键字,所有的纪录全都会出现在眼前!

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▼即使是搜寻一个字也可以轻易搜寻的到!

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!

▼ 在 交谈过程中除了可以对话外,还可以上传档案,让资讯更为即时!如果在群组内要回覆某个人的交谈,也可以在那个人的对话框右下角直接按回覆,或使用引用、工 作、编辑或连结等功能,一整个相当方便!如果是使用LINE的话在群组里就无法精準的回覆某人,有时候讯息一多还会看得雾煞煞!

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▼也可以透过视讯/语音通话功能,即时开会或是交谈,不管何时何地皆能马上进行会议,不用离开座位就能轻鬆达到沟通、联络的目的!

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!

▼上船的档案都可以做引用、工作、编辑、连结、複製、未读取、删除等功能!重点是大容量的档案也可以轻鬆上传共享、统一管理,不会像邮件附加档案一样有容量的限制!

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▼右上角功能点选「工作管理」则可以清楚将未完成工作、已完成工作做分类管理,主管委託的工作也不会遗漏或忘记,也可以依期限来充分了解工作现况!

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▼对于同事的资料也可透过点选联络人迅速掌握个人资讯,新进同事对老同事的认识也有更进一步的快速帮助!

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▼个人资料的部份也可以编辑的相当完善详细,让人可以更快了解同事的相当资讯! 

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▼视讯对话功能随时随地都可以进行,只要使用电脑就能进行视讯会议,或者是分享电脑画面、语音通话,或使用iPHONE APP也能够参加!即使是跟远距离的客户,或是出国出差途中,随时都可以沟通联络!

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▼ 点选右上角「档案管理」功能,可以直接做群组分享与档案管理,一整个非常方便!另外在安全性与隐私上来说也是相当安全,「ChatWork」所有讯息採 SSL加密方式传输,上传的档案则是经过最高级的AES256加密,并取得取得国际规格ISO27001(ISMS)认证,确保公司的机密资讯不会外洩; 另外资讯中心採用AWS的服务,都有备援机制,所有安全机制都是比照网路银行安全等级,并受到日本多方的认证与肯定,所以资料安全性上来说是无须担心的!

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▼手机的交谈介面更为简洁,针对同事已完成的工作都可以再点选上传档案、交办工作、或交谈等功能,一整个满直觉方便的!

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!  

▼除了交谈视窗外,向右侧拨动则是会出现工作及档案视窗!

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▼简易清楚的个人页面,也可以直接创立新的工作或群组交谈!

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▼同样可以清楚看到同事的详细资讯!对于认识同事也能较快上手!

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▼ChatWork 株式会社成立于2004年,自2011年开始推广「ChatWork」至全球各地,肩负「用ChatWork改变世界的工作方式」为任务,已连续两年获得 「日本员工满意度调查最高企业」殊荣;全球至今已有183国家、超过73000家企业採用,现在更推广至台湾,也有越来越多的企业加入使用!

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▼当天「ChatWork」发表会也有满有朋友一起出席参加,我们被分成红白两组,利用实际操作「ChatWork」的功能来做一个简单的侦探小游戏!

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▼大口与口咩被分配到白组,我们这一组看起来就一副很聪明的样子(挺胸)!

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▼ 当天透过侦探小游戏,让「ChatWork」的功能可以适时发挥,像是群组交谈、上传档案、工作管理等等,让大家玩得不亦乐乎!虽然没有夺得最后的胜利, 但大家对于「ChatWork」操作又更上手了一些!重点「ChatWork」是一个免费软体,都可以免费使用,每个人都有5GB的储存空间,该有的交 谈、视讯、语音通话等应有尽有,一整个非常方便!

ChatWork‧提高工作效率! 企业专用的LINE登台!  

透 过真实使用「ChatWork」后,大口深深觉得「ChatWork」是个非常方便的工作管理APP;因为如果单纯只使用LINE在企业上或工作上的应 用,很容易聊一聊就遗漏所交办的工作,或者是手机一送修或换手机,历史资料全都消失了,在资讯安全或搜寻历史纪录来说也非常没有保障!若使用Skype会 议,很容易会因为网路收讯不好而断断续续,再者Skype在不同装置登入时,所看到的讯息也会有所不同,很容易遗漏或产生误会!mail更是有垃圾信件充 斥、附加档案有容量限制等诸多的问题!尤其像大口以前在公司上班时,动不动电话就响,要不就是主管要求开会、做简报,或是寄发mail给同事或客户,忙完 这些事情上班时间也过一大半了,往往快下班了才发现正事都没时间做,就得加班或隔天早点来上班,这样恶性循环下去不但没有效率,身心灵也非常疲惫!使用 「ChatWork」后,真的觉得相当便利又上手,推荐给大家,有机会不妨也试试看!

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